Tipos de archivos según los documentos.
Para poder hacer una correcta conservación de los documentos en la empresa, tenemos que saber cuáles son los tipos de archivo según el documento y la importancia del documento para la empresa.
En función de la privacidad:
Archivos Personales: Lugar reservado en la empresa a una única persona y que deberá tener un cierre de seguridad para guardar el contenido en su interior, como las taquillas, cojones de mesa con llave, etc.
Archivos Departamentales: Lugar donde se almacena documentación departamental, únicamente tendrán acceso las personas que pertenezcan al departamento o responsable máximo del mismo.
Archivos Generales: Archivo de acceso general, cualquier persona que tenga los permisos oportunos podrá acceder al archivo para localizar cualquier documento.
En función de la frecuencia de consulta:
Archivos Activos: Está formado por los documentos del año en curso son consultados usualmente más de una ve z al mes porque son necesarios por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal. La fecha de emisión de los registros no es superior a los 5 años.
Archivos Semi-activos: Una vez que finaliza el año fiscal se conservaran todos aquellos documentos que han sido retirados del archivo activo. La finalidad de estos archivos en la empresa es de dar información para comprobar operaciones realizadas por la empresa.
Archivos Inactivos: Son documentos en la empresa que no se consultan usualmente y si se hace se hace de una manera esporádica, por ejemplo las escrituras de constitución de la empresa. Se conservarán hasta su destrucción una vez que ya no sean .
Para poder hacer una correcta conservación de los documentos en la empresa, tenemos que saber cuáles son los tipos de archivo según el documento y la importancia del documento para la empresa.
En función de la privacidad:
Archivos Personales: Lugar reservado en la empresa a una única persona y que deberá tener un cierre de seguridad para guardar el contenido en su interior, como las taquillas, cojones de mesa con llave, etc.
Archivos Departamentales: Lugar donde se almacena documentación departamental, únicamente tendrán acceso las personas que pertenezcan al departamento o responsable máximo del mismo.
Archivos Generales: Archivo de acceso general, cualquier persona que tenga los permisos oportunos podrá acceder al archivo para localizar cualquier documento.
En función de la frecuencia de consulta:
Archivos Activos: Está formado por los documentos del año en curso son consultados usualmente más de una ve z al mes porque son necesarios por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal. La fecha de emisión de los registros no es superior a los 5 años.
Archivos Semi-activos: Una vez que finaliza el año fiscal se conservaran todos aquellos documentos que han sido retirados del archivo activo. La finalidad de estos archivos en la empresa es de dar información para comprobar operaciones realizadas por la empresa.
Archivos Inactivos: Son documentos en la empresa que no se consultan usualmente y si se hace se hace de una manera esporádica, por ejemplo las escrituras de constitución de la empresa. Se conservarán hasta su destrucción una vez que ya no sean .
Tipos de documentos en la empresa:
Documentos Vitales: Son los documentos más esenciales para la empresa y que hay que conservar de una manera correcta, son documentos legales de constitución, escrituras, títulos de propiedad, estados financieros, contratos, testamentos, etc. No deberán ser destruidos mientras
No hay comentarios:
Publicar un comentario